Pencatatan dan pelaporan

Pencatatan dan pelaporan

Sistem Pencatatan dan Pelaporan

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas (SP3) merupakan instrumen vital dalam sistem kesehatan. Informasi tentang kesakitan, penggunaan pelayanan kesehatan di puskesmas, kematian, dan berbagai informasi kesehatan lainnya berguna untuk pengambilan keputusan dan pembuatan kebijakan di tingkat kabupaten atau kota maupun kecamatan (Santoso, 2008).

Pencatatan dan pelaporan adalah indikator keberhasilan suatu kegiatan.
 Tanpa ada pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau program apapun yang dilaksanakan tidak akan terlihat wujudnya. Output dari pencatatan dan pelaporan ini adalah sebuah data dan informasi yang berharga dan bernilai bila menggunakan metode yang tepat dan benar.
 Jadi, data dan informasi merupakan sebuah unsur terpenting dalam sebuah organisasi, karena data dan informasilah yang berbicara tentang keberhasilan atau perkembangan organisasi tersebut (Tiara, 2011).

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas mencakup 3 hal:
 (1) pencatatan, pelaporan, dan pengolahan;
 (2) analisis; dan
 (3) pemanfaatan. Pencatatan hasil kegiatan oleh pelaksana dicatat dalam buku-buku register
      yang berlaku untuk masing-masing program.
Data tersebut kemudian direkapitulasikan ke dalam format laporan SP3 yang sudah dibukukan. Koordinator SP3 di puskesmas menerima laporan-laporan dalam format buku tadi dalam 2 rangkap, yaitu satu untuk arsip dan yang lainnya untuk dikirim ke koordinator SP3 di Dinas Kesehatan Kabupaten. Koordinator SP3 di Dinas Kesehatan Kabupaten meneruskan ke masing-masing pengelola program di Dinas Kesehatan Kabupaten.
Dari Dinas Kesehatan Kabupaten, setelah diolah dan dianalisis dikirim ke koordinator SP3 di Dinas Kesehatan Provinsi dan seterusnya dilanjutkan proses untuk pemanfaatannya.

Frekuensi pelaporan sebagai berikut:
 (1) bulanan;
 (2) tribulan;
 (3) tahunan.
      Laporan bulanan mencakup data kesakitan, gizi, KIA, imunisasi, KB, dan penggunaan obat-obat.    Laporan tribulanan meliputi kegiatan puskesmas antara lain kunjungan puskesmas, rawat tinggal, kegiatan rujukan puskesmas pelayanan medik kesehatan gigi. Laporan tahunan terdiri dari data dasar yang meliputi fasilitas pendidikan, kesehatan lingkungan, peran serta masyarakat dan lingkungan kedinasan, data ketenagaan puskesmas dan puskesmas pembantu. Pengambilan keputusan di tingkat kabupaten dan kecamatan memerlukan data yang dilaporkan dalam SP3 yang bernilai, yaitu data atau informasi harus lengkap dan data tersebut harus diterima tepat waktu oleh Dinas Kesehatan Kabupaten, sehingga dapat dianalisis dan diinformasikan (Santoso, 2008).

Puskesmas merupakan ujung tombak sumber data kesehatan khususnya bagi dinas kesehatan kota dan Sitem Pencatatan dan Pelaporan Terpadi Puskesmas juga merupakan fondasi dari data kesehatan. Sehingga diharapakan terciptanya sebuah informasi yang akurat, representatif dan reliable yang dapat dijadikan pedoman dalam penyusunan perencanaan kesehatan. Setiap program akan menghasilkan data. Data yang dihasilkan perlu dicatat, dianalisis dan dibuat laporan.
 Data yang disajikan adalah informasi tentang pelaksanaan progam dan perkembangan masalah kesehatan masyarakat. Informasi yang ada perlu dibahas, dikoordinasikan, diintegrasikan agar menjadi pengetahuan bagi semua staf puskesmas. Pencatatan harian masing-masing progam Puskesmas dikombinasi menjadi laporan terpadu puskesmas atau yang disbut dengan system pencatatan dan pelaporan terpadu Puskesmas (SP2TP) (Tiara, 2011).

Muninjaya (2004) berpendapat bahwa “untuk pengembangan efektifitas Sistem Informasi Manajemen Puskesmas, standar mutu (Input, Proses, Lingkungan danOutput) perlu dikaji dan dirumuskan kembali, masing-masing komponen terutama proses pencatatan dan pelaporannya perlu ditingkatkan”.

Pengertian SP2TP

SP2TP adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di Puskesmas yang bertujuan agar didapatnya semua data hasil kegiatan Puskesmas (termasuk Puskesmas dengan tempat tidur, Puskesmas Pembantu, Puskesmas keliling, bidan di Desa dan Posyandu) dan data yang berkaitan, serta dilaporkannya data tersebut kepada jenjang administrasi diatasnya sesuai kebutuhan secara benar, berkala dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat (Ahmad, 2005).

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di Puskesmas yang ditetapkan melalui SK MENKES/SK/II/1981. Data SP2PT berupa Umum dan demografi, Ketenagaan, Sarana, Kegiatan pokok Puskesmas. Menurut Yusran (2008)
 Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) merupakan kegiatan pencatatan dan pelaporan puskesmas secara menyeluruh (terpadu) dengan konsep wilayah kerja puskesmas. Sistem pelaporan ini ini diharapkan mampu memberikan informasi baik bagi puskesmas maupun untuk jenjang administrasi yang lebih tinggi, guna mendukung manajemen kesehatan (Tiara, 2011).

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas merupakan sumber pengumpulan data dan informasi ditingkat puskesmas. Segala data dan informasi baik faktor utama dan tenaga pendukung lain yang menyangkut puskesmas untuk dikirim ke pusat serta sebagai bahan laporan untuk kebutuhan. Menurut Bukhari Lapau (1989) data yang dikumpul oleh puskesmas dan dirangkum kelengkapan dan kebenaranya.
 Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) ialah laporan yang dibuat semua puskesmas pembantu,
posyandu, puskesmas keliling bidan-bidan desa dan lain-lain yang termasuk dalam wilayah kerja puskesmas.

 Pencatatan dan pelaporan mencangkup:
 b.1: Data umum dan demografi wilayah kerja puskesmas,
 b.2: Data ketenagaan puskesmas, dan
 b.3: Data sarana yang dimiliki puskesmas (Syaer, 2011).

Tujuan SP2TP

Tujuan Sistem Informasi Manajemen di Puskesmas adalah untuk meningkatkan kualitas manajemen Puskesmas secara lebih berhasil guna dan berdaya guna, melalui pemanfaatan secara optimal data SP2TP dan informasi lain yang menunjang. Tujuan dimaksud dapat terwujud apabila: (Ahmad, 2005).

1)      Data SP2TP dan data lainnya diolah disajikan dan diinterprestasikan sesuai dengan
         petunjuk Pengolahan dan Pemanfaatan data SP2TP.

2)      Pengolahan, analisis, interprestasi dan penyajian dilakukan oleh para penanggung jawab
         masing-masing kegiatan di Puskesmas dan mengelola program disemua jenjang administrasi.

3)      Informasi yang diperoleh dari pengolahan dan interprestasi data SP2TP dan sumber
         lainnya dapat bersifat kualitatif (seperti meningkat, menurun, dan tidak ada perubahan)
         dan bersifat kuantitatif dalam bentuk angka seperti jumlah, persentase dan sebagainya.

Tujuan umum dari Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) ini ialah data dan informasi yang akurat tepat waktu dan mutakhir secara periodik  dan teratur pengolahan program kesehatan masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat administrasi. Adapun tujuan khususnya ialah: (Syaer, 2011).

1.     Tersedianya  data secara akurat yang meliputi segala aspek.

2.     Terlaksananya pelaporan yang secara teratur diberbagai jenjang administrasi sesuai dengan prosedur yang berlaku.

3.     Digunakan data tersebut sebagai alat pengambilan keputusan dalam rangka pengelolaan rencana dalam bidang program kesehatan.

 Pelaporan SP2TP

Pelaporan terpadu Puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama. Adapun formulir Laporan yang digunakan untuk kegiatan SP2TP adalah: 1) Laporan bulanan, yang mencakup: Data Kedakitan (LB.1), Data Obat-Obatan (LB.2), Gizi, KIA, Imunisasi dan Pengamatan Penyakit menular (LB.3) serta Data Kegiatan Puskesmas (LB.4); 2) laporan Sentinel, yang mencakup: Laporan Bulanan Sentinel (LB1S) dan, Laporan Bulanan Sentinel (LB2S); 3) Laporan Tahunan, yang mencakup: Data dasar Puskesmas (LT-1), Data Kepegawaian (LT-2) dan, Data Peralatan (LT-3). Laporan Bulanan (LB) dilakukan setiap bulan dan baling lambat tanggal 10 bulan berikutnya dikirim ke Dinas Kesehatan Dati II. Laporan bulanan sentinel LB1S dan LB2S setiap tanggal 10 bulan berikutnya dikirim ke Dinas Kesehatan Dati II, Dati I dan Pusat (untuk LB1S ke Ditjen PPM dan LB2S ke Ditjen Binkesmas), sedangkan Laporan Tahunan (LT) dikirim selambat-lambatnya tanggal 31 januari tahun berikutnya. Khusus untuk laporan LT-2 (data Kepegawaian) hanya di isi bagi pegawai yang baru/belum mengisi formulir data Kepegawaian (Ahmad, 2005).

Ada juga jenis laporan lain seperti laporan triwulan, laporan semester dan laporan tahunan yang mencakup data kegiatan progam yang sifatnya lebih komprehensif disertai penjelasan secara naratif. Yang terpenting adalah bagaimana memanfaatkan semua jenis data yang telah dibuat dalam laporan sebagai masukan atau input untuk menyusun perencanaan puskesmas ( micro planning) dan lokakarya mini puskesmas (LKMP). Analisis data hasil kegiatan progam puskesmas akan diolah dengan menggunakan statistic sederhana dan distribusi masalah dianalisis menggunakan pendekatan epidemiologis deskriptif. Data tersebut akan disusun dalam bentuk table dan grafik informasi kesehatan dan digunakan sebagai masukkan untuk perencanaan pengembangan progam puskesmas. Data yang digunakan dapat bersumber dari pencatatan masing-masing kegiatan progam kemudian data dari pimpinan puskesmas yang merupakan hasil supervisi lapangan (Tiara, 2011).

Dinas kesehatan kabupaten/kota mengolah kembali laporan puskesmas dan mengirimkan umpan baliknya ke Dinkes Provinsi dan Depkes Pusat. Feed backterhadap laporan puskesmas harus dikirimkan kembali secara rutin ke puskesmas untuk dapat dijadikan evaluasi keberhasilan program. Sejak otonomi daerah mulai dilaksanakan, puskesmas tidak wajib lagi mengirimkan laporan ke Depkes Pusat. Dinkes kabupaten/kotalah yang mempunyai kewajiban menyampaikan laporan rutinnya ke Depkes Pusat (Muninjaya, 2004).

Pengorganisasian Puskesmas

Pengorganisasian tingkat Puskesmas didefinisikan sebagai proses penetapan pekerjaan-pekerjaan pokok untuk dikerjakan, pengelompokan pekerjaan, pendistribusian otoritas/wewenang dan pengintegrasian semua tugastugas dan sumber-sumber daya untuk mencapai tujuan Puskesmas secara efektif dan efisien. Secara aplikatif pengorganisasian tingkat Puskesmas menurut penulis adalah pengaturan pegawai Puskesmas dengan mengisi struktur organisasi dan tata kerja (SOTK) Puskesmas yang ditetapkan oleh Peraturan Daerah Kabupaten/Kota disertai dengan pembagian tugas dan tanggung jawab serta uraian tugas pokok dan fungsi (Tupoksi), serta pengaturan dan pengintegrasian tugas dan sumber daya Puskesmas untuk melaksanakan kegiatan dan program Puskesmas dalam rangka mencapai tujuan Puskesmas.
Berdasarkan definisi tersebut, fungsi pengorganisasian Puskesmas merupakan alat untuk memadukan (sinkronisasi) dan mengatur semua kegiatan yang dihubungkan dengan personil/pegawai, finansial, material, dan metode Puskesmas untuk mencapai tujuan Puskesmas yang telah disepakati bersama antara pimpinan dan pegawai Puskesmas. Pengorganisasian Puskesmas meliputi hal-hal berikut (Sulaeman, 2009):

1)      Cara manajemen Puskesmas merancang struktur formal Puskesmas untuk penggunaan
         sumber daya Puskesmas secara efisien,

2)      Bagaimana Puskesmas mengelompokkan kegiatannya, dimana setiap pengelompokkan
        diikuti penugasan seorang penanggung jawab program yang diberi wewenang mengawasi stafnya.

3)      Hubungan antara fungsi, jabatan, tugas, dan pegawai Puskesmas.

4)      Cara pimpinan Puskesmas membagi tugas yang harus dilaksanakan dalam unit kerja
         dan mendelegasikan wewenang untuk mengerjakan tugas tersebut.

Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 128/Menkes/SK/II/2004,
 bahwa untuk dapat terlaksananya rencana kegiatan Puskesmas, perlu dilakukan pengorganisasian. Ada dua macam pengorganisasian yang harus dilakukan. Pertama, pengorganisasian berupa penentuan para penanggungjawab dan para pelaksana untuk setiap kegiatan serta untuk setiap satuan wilayah kerja. Dengan perkataan lain, dilakukan pembagian habis seluruh program kerja dan seluruh wilayah kerja kepada seluruh petugas puskesmas dengan mempertimbangkan kemampuan yang dimilikinya. Penentuan para penanggungjawab ini dilakukan melalui pertemuan penggalangan tim pada awal tahun kegiatan. Kedua, pengorganisasian berupa penggalangan kerjasama tim secara lintas sektoral. Ada dua bentuk penggalangan kerjasama yang dapat dilakukan:

1.     Penggalangan kerjasama dalam bentuk dua pihak, yakni antara dua sektor terkait, misalnya antara puskesmas dengan sektor tenaga kerja pada waktu menyelenggarakan upaya kesehatan kerja.

2.     Penggalangan kerjasama dalam bentuk banyak pihak, yakni antar berbagai sektor terkait, misalnya antara puskesmas dengan sektor pendidikan, sektor agama, sektor kecamatan pada waktu menyelenggarakan upaya kesehatan sekolah.

Penggalangan kerjasama lintas sektor ini dapat dilakukan:

1.     Secara langsung yakni antar sektor-sektor terkait.

2.     Secara tidak langsung yakni dengan memanfaatkan pertemuan koordinasi kecamatan (Keputusan Menteri Kesehatan, 2004).

Ada 2 (dua) hal yang perlu pengorganisasian tingkat Puskesmas, yakni: (1) Pengaturan berbagai kegiatan yang ada di dalam RO (Rancangan Operasional) Puskesmas, sehingga membentuk satu kesatuan program yang terpadu dan sinergi untuk mencapai tujuan Puskesmas, dan (2) Pengorganisasian pegawai Puskesmas, yaitu pengaturan tugas dan tanggung jawab setiap pegawai Puskesmas, sehingga setiap kegiatan dan program mempunyai penanggung jawabnya. Dengan memahami fungsi pengorganisasian Puskesmas akan lebih memudahkan mempelajari fungsi penggerakan dan pelaksanaan (actuating/aktuasi) dan akan diketahui gambaran pembimbingan dan pengarahan yang diperlukan oleh pegawai Puskesmas sesuai dengan pembagian tugas dan tanggung jawab (Sulaeman, 2009).

Untuk kelancaran kegiatan SP2TP di Puskesmas, maka dibentuk pengorganisasian yang terdiri dari: (Ahmad, 2005).
Penanggung Jawab (Kepala Puskesmas)

Tugas penanggung jawab adalah memberikan bimbingan kepada koordinator SP2TP dan para pelaksana kegiatan di Puskesmas.

Koordinator (Petugas yang ditunjuk Kepala Puskesmas)

Koordinator SP2TP bertugas:

1)         Mengumpulkan laporan dari masing-masing pelaksana kegiatan.

2)         Bersama dengan para pelaksana kegiatan membuat laporan bulanan SP2TP dan
            mengirimkan laporan tersebut ke DInas Kesehatan Dati II paling lambat tanggal 10
            bulan berikutnya.

3)         Bersama dengan para pelaksana kegiatan membuat laporan tahunan SP2TP dan
            mengirimkan laporan tersebut ke Dinas Dati II paling lambat 31 Januari tahun berikutnya.

4)         Menyimpan arsip laporan SP2TP dari masing-masing pelaksana kegiatan.

5)         Bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan SP2TP kepada Kepala Puskesmas.

6)         Mempersiapkan pertemuan berkala setiap 3 bulan yang dipimpin oleh
            Kepala Puskesmas dengan pelaksanaan kegiatan untuk menilai pelksanaan kegiatan SP2TP.

            Anggota (Pelaksana Kegiatan di Puskesmas)

Pelaksana kegiatan SP2TP bertugas:

1)         Mencatat setiap kegiatan pada kartu individu dan register yang ada.

2)         Mengadakan bimbingan terhadap Puskesmas Pembantu dan Bidan di Desa.

3)         Melakukan rekapitulasi data dari hasil pencatatan dan laporan Puskesmas Pembantu
            serta Bidan di Desa menjadi laporan kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya.
            Hasil dari rekapitulasi ini merupakan bahan untuk mengisi/membuat laporan SP2TP.

4)         Setiap tanggal 5 mengisi/membuat laporan SP2TP dari hasil kegiatan masing-masing
            dalam 2 rangkap dan disampaikan kepada coordinator SP2TP Puskesmas. Dengan rincian
            satu rangkap untuk arsip coordinator SP2TP Puskesmas dan satu rangkap oleh
            Koordinator SP2TP Puskesmas disampaikan ke Dinas Kesehatan Dati II.

5)         Mengolah dan memanfaatkan data hasil rekapitulasi untuk tindak lanjut yang diperlukan
            dalam rangka meningkatkan kinerja kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya.

6)        Bertanggung jawab atas kebenaran isi laporan kegiatannya.